о проекте    скриншоты    скачать    уроки 
Урок 1: Форма Контрагенты

Первый урок по системе SuccessCRM будет посвящен работе с формой Клиенты/Контрагенты.

Форма представляет собой интерфейс к картотеке предприятий, которые когда либо находились в разработке, (часть из них стала клиентами), по которым ведется работа сейчас, и которые только планируется пустить в разработку в ближайшем будущем.

SuccessCRM

Мы можем перелистывать карточки, например, нажимая на стрелочки прокрутки внизу формы.

Информация, содержащаяся в карточке, может быть вами изменена, по крайней мере, та ее часть, которая содержится в белых полях. Например, может быть добавлен адрес электронной почты, или удален неактуальный номер телефона, или внесены изменения в поле контактного лица. Очень важно, что внеся все изменения, необходимо нажать на кнопку Сохранить изменения. При этом данные в форме будут сохранены в базе данных. Система также всегда сохраняет имя менеджера, внесшего правки и время, когда они были сделаны. Следует отметить, что изменения будут сохранены и в том случае, если вы просто перейдете к другой карточке, или просто закроете форму, но это уже действие по умолчанию, а действие по умолчанию не всегда является наилучшим выбором. Например, в том случае, если изменения Вами внесены случайно. Тогда, прежде чем что-либо делать дальше, необходимо нажать на кнопку Отменить изменения.

Так как список предприятий может быть достаточно обширен, а кроме того, в него ежедневно добавляются новые записи, форма содержит инструмент поиска.

Чтобы им воспользоваться, нужно установить курсор в поле, по которому вы хотите выполнить поиск. НИЧЕГО ТУДА НЕ ВВОДИТЕ! Кликните мышкой на кнопку поиска. Кнопка поиска Появится форма поиска, вот в нее-то и следует ввести образец, выбрать «совпадение с любой частью поля» и нажать «найти далее». В результате появится карточка первого из предприятий, которое содержит введенный образец. При необходимости поиск можно повторить, будет выведена вторая удовлетворяющая условиям запись и так далее, пока вся картотека не будет просмотрена.

Выбрав нужное нам предприятие, можно посмотреть историю взаимодействия с ним.

Контрагенты можно также открыть форму незавершенных задач. В том случае, если у вас как авторизированного менеджера, есть по этому предприятию открытые задачи, вы получите выборку этих задач, в данном случае она пуста. То же самое относится к завершенным задачам. Но работа с формой Задачи будет рассмотрена на втором уроке.>

Вообще работа менеджера по продажам начинается с занесения карточки потенциального клиента в картотеку при помощи формы, которую мы рассматриваем. Прежде всего, нужно провести ТЩАТЕЛЬНЫЙ поиск в картотеке и выяснить, не занесено ли уже это предприятие в базу данных. Если да – вам повезло. Возможно, вам придется обновить информацию в карточке, но главное – у вас есть история предприятия, и она очень даже может помочь вам при постановке задачи и при общении с представителями предприятия. Нужно только убедиться, что по этому предприятию нет открытых в настоящее время задач, принадлежащих другому менеджеру. Иначе может возникнуть конфликтная ситуация! Если же такого предприятия в системе нет, прежде всего необходимо завести на него карточку. Чтобы это сделать, нажмем на кнопку Добавить клиента. Мы получим пустую карточку, в которой пока что есть только информация о менеджере, который будет заносить информацию и дате занесения.

Внеся информацию, не забываем нажать на кнопку Сохранить изменения. Все! Карточка занесена в систему и готова к дальнейшей работе. >

Далее мы открываем на нашего потенциального клиента новую задачу. Но об этом – следующий урок, посвященный форме Задачи.

Урок 2: Форма Задачи/Сделки

Второй урок по системе SuccessCRM посвящен работе с формой Задачи, они же Сделки.

Форма Задачи предоставляет Вам возможность работы с записями по вашим собственным задачам. Здесь вы можете вести дневник работы по выбранной задаче и планировать свои действия (мероприятия), связанные с этой задачей. Правая группа полей предназначена для документирования процесса движения задачи по воронке.

SuccessCRM

Здесь я хочу обратить ваше внимание на кнопочку Открыть форму счетов. Эта замечательная кнопочка является целью нашей работы. Она открывает форму Счета, и нажимается она тогда, когда контрагент готов стать покупателем, а задача соответственно близка к тому, чтобы стать совершившейся сделкой – т.е. закрыться с признаком успеха.

Работа с формой Счета будет рассмотрена в следующем, третьем уроке, а сейчас вернемся к нашей форме Задачи. И для начала закроем ее.

На прошлом уроке мы создали карточку потенциального клиента, с которым мы будем работать. Мы кое-что о нем должны знать. По крайней мере, в каком секторе рынка он работает, что он производит или импортирует, в каких объемах, с какими проблемами он может сталкиваться. А если карточка клиента уже содержалась в базе данных, а не была создана нами только что, то у нас есть и вся история взаимодействия с ним – что и когда он покупал или от чего отказался. Вся эта информация при помощи формы Задачи поможет нам сформулировать задачу по этому потенциальному клиенту. И для первоначального создания задачи форма Задачи должна быть вызвана из формы Контрагенты, при выборе в ней именно на того клиента, на которого мы хотим создать новую задачу. Как видите, при таком способе вызова, форма Задачи будет уже будет содержать название нужного клиента. И если на этого клиента лично у меня есть хотя бы одна открытая задача, я увижу ее. Если несколько – смогу их перелистать, используя кнопки прокрутки внизу формы. Но пока задач нет. Для того, чтобы создать новую задачу, в общем случае мы должны сначала нажать на кнопку Сформировать новую задачу. Выберем источник задачи, в поле комментарий занесем формулировку задачи (в дальнейшем в случае необходимости мы можем эту формулировку изменить) и обратим внимание на то, что в поле Lead появилась СЕГОДНЯШНЯЯ дата – это означает, что при создании задачи она автоматически устанавливается на стадию воронки Lead. А теперь внимание! Задача пока еще не создана! Обратите внимание на пустое поле системного номера задачи (оно находится рядом с надписью Task). Так вот для того, чтобы завершить создание задачи, нужно ОБЯЗАТЕЛЬНО нажать на кнопку Сохранить изменения в задаче! Только после этого данные из формы будут занесены в базу данных, о чем будет свидетельствовать присвоение задаче системного номера. И вот теперь уже можно планировать мероприятия по выполнение задачи, и вести ее дневник. И опять – не забываем нажать Сохранить изменения в задаче!

Выполнение действий, запланированных здесь на будущее, вы сможете контролировать в форме Мероприятия, предназначенной для ежедневной работы с дневником открытых задач.

Теперь опять закроем форму Задачи и откроем ее непосредственно, из панели навигатора, минуя форму Контрагенты. Теперь мы сможем просмотреть все наши открытые задачи – по всем клиентам. У нас пока одна. Но этого достаточно, чтобы рассмотреть дальнейшие действия. Когда мы работаем над уже открытой задачей, наша цель - провести клиента по воронке продаж и довести его до стадии Customer. И вот наступит момент, когда клиента удастся заинтересовать настолько, что он захочет получить целевое коммерческое предложение. Отправив целевое КП клиенту, мы должны перевести задачу на стадию Prospect. Это мы делаем, выбрав из списка Воронка пункт Prospect. Обратите внимание, что здесь появилась дата, это сегодняшнее число. С целью планирования финансовых показателей мы можем установить минимальную и максимальную оценку прихода от ожидаемой сделки, при этом обязательно указав, в какой валюте. Не забываем нажать на кнопку Сохранить изменения в задаче!

Следующая стадия воронки – выставление счета. Но перед этим приятным событием мы должны перевести задачу на стадию Opportunity. Не забываем установить уточненные минимальную и максимальную оценку прихода от ожидаемой сделки и нажать на кнопку Сохранить изменения в задаче! Теперь можно воспользоваться кнопкой Открыть форму счетов.

Урок будет неполным – к сожалению – если не сказать о том, что не все Lead-ы добираются до стадии Customer. И даже не все Opportunity, т.е. получившие счет, оплачивают его. И если такое происходит, придется закрыть задачу с признаком неуспеха. В случае безнадежной ситуации выберите из списка Завершить задачу признак отказа, но будьте внимательны: задача будет немедленно закрыта (вместе с формой) с признаком неудачи. Если есть подробности отказа, перед этим нелегким выбором (именно перед ним) запишите подробности отказа – это поможет в будущем при возможном создании новой задачи на этого клиента.

Закрывать задачу с признаком неудачи или оставить ее пока в разработке – решение, конечно же за вами. Но оставляя хвосты открытых задач, с которыми длительное время ничего не происходит, вы осложните работу себе, забивая свой интерфейс ненужными записями. Мой совет – регулярно проводите аудит своих незавершенных задач, и закрывайте безнадежно зависшие. Иначе за вас это сделает руководство.

Но мы не закончим урок на этой грустной ноте! И на следующем уроке мы рассмотрим результат успешного продвижения задачи по воронке, а именно форму Счета.

Урок 3: Форма Счета

Эта форма предназначена для работы с вашими счетами. На прошлых уроках мы открыли задачу на Контрагента и продвинули ее по воронке продаж на стадию Opportunity. Контрагент готов совершить покупку и согласен получить счет. А это значит, что сейчас самое время запустить форму Счета.

SuccessCRM

Точно так же, как и в случае с формой Задачи, существует два способа вызова формы Счета – непосредственно из навигатора и из материнской формы (а таковой для формы Счета выступает форма Задачи).

Запуская форму Счета непосредственно, мы получим список всех наших выставленных, но еще не оплаченных счетов. У нас пока таких нет. Запуская форму Счета из формы Задачи, мы получаем возможность просмотреть выставленные счета по данной задаче/сделке, а также сформировать для этой сделки новый счет. Вот это нам сейчас и нужно. Итак, открываем форму Задачи, находим нужную нам задачу/сделку – это просто, она у нас одна – и нажимаем на кнопку Открыть форму счетов. Готово. Вот она – самая главная форма.

В общем случае начинаем формирование нового счета с нажатия на кнопку Сформировать новый счет. Все что может быть занесено в форму автоматически, в нее уже занесено. Нам остается заполнить остальное. Обратим внимание на то, что датой выставления по умолчанию является сегодняшнее число, но в случае необходимости его можно установить на другую нужную дату. Первым делом нажимаем Сформировать номер счета. В результате получим список активных выставителей счета (это фирма, от имени которой будет выставляться счет), и номер счета, который нужно будет указать в самом счете. В поле выставитель выбираем нужного нам выставителя (выбор зависит от бухгалтерии, нужно проконсультироваться с ней) и в поле номер счета заносим соответствующий номер. Выбираем валюту. Имея в виду, что одним счетом могут проводиться несколько продуктов (до трех), выбираем нужное значение для полей Сектор, Продукт, Период, заполняем поле Сумма. Даем более подробное словесное описание материала (продукта), к которому относится счет. И не забываем нажать на кнопку Сохранить изменения! Только нажав на нее, мы гарантируем занесение всех данных формы в систему!

Теперь можно созданный счет непосредственно открыть в редакторе Word, нажав на соответствующую кнопку. Правим его если нужно, сохраняем (в папке Счета), и отправляем клиенту. Все. Активно ждем оплаты, организуем мероприятия по ускорению ее, для планирования используем тот же дневник по данной задаче.

И вот наконец, желанный день настал. Контрагент стал Клиентом. Клиент оплатил счет. Все что нам нужно – это поставить отметку о его оплате. И потому самая приятная часть работы одновременно и самая простая. Открываем форму Счета и находим нужный нам счет. Мы уже умеем это делать. И нажимаем на кнопку ЕСТЬ ОПЛАТА! Это все – форма закроется автоматически.

Урок 4: Форма Мероприятия

Четвертый урок по системе SuccessCRM посвящен работе с формой Мероприятия.

Форма Мероприятия представляет собой сведенную по всем вашим открытым задачам таблицу мероприятий. Это ваш органайзер. По сути, вы уже знакомы с ее содержимым. Табличка внизу формы Задачи содержит мероприятия по данной конкретной задаче. Таблица Мероприятия дает ту же информацию, но по всем задачам, при этом отсортированную по дате мероприятия. Поэтому она, как правило, будет использоваться вами самой первой – для того, чтобы увидеть, что запланировано на сегодня. Дата контакта (мероприятия) автоматически форматируется тремя разными цветами – черным даты прошлых мероприятий, красным – запланированных на сегодня, зеленым – на будущее, их время еще не настало.

SuccessCRM

В нижней части формы представлены в более удобном виде данные того мероприятия, которое сейчас находится в фокусе внимания (установите курсор на серый кирпичик вначале интересующей вас строки и кликните мышкой).

В установленном в фокус мероприятии можно изменять содержимое полей Результат, Дата результата, Комментарий к задаче – они не закрашены серым цветом, а также Дату контакта – но только при условии, что она принадлежит к будущему времени. Здесь же можно открыть форму Задачи – будет открыта задача, к которой относится установленное в фокус мероприятие, а также форму Контрагенты – и будет показан именно тот клиент, задача на которого и содержит выбранное мероприятие. Если нужно внести изменения номера телефонов, комментарии к клиенту или что-то другое – это нужно сделать через форму Контрагенты.

Последнее, что нужно сказать – это то, что сама форма Мероприятия не позволяет вносить новые записи, т.е. создавать новые задачи. Как же так? Почему? А очень просто: мероприятие существует не само по себе, оно жестко привязано к конкретной задаче! Поэтому откройте, пожалуйста, форму Задачи, выберите нужную, и в нижней табличке создавайте себе на здоровье новое мероприятие. При следующем запуске формы Мероприятия оно появится в списке.

пишите!:  info@apn-ua.com